Verwaltungskosten & Transparenz bei Non-Profit Organisationen

Inmitten globaler Herausforderungen und humanitärer Krisen gewinnen Nonprofit-Organisationen (NPOs) zunehmend an Bedeutung. Ihre Arbeit ist unerlässlich für den sozialen Zusammenhalt und die Bewältigung drängender Probleme. Doch wie effizient setzen diese Organisationen die ihnen anvertrauten Mittel ein? Diese Frage stellt sich angesichts der Tatsache, dass ein beträchtlicher Anteil der Spendengelder für administrative Zwecke aufgewendet wird.

Verständnis für Verwaltungskosten bei NPOs

Verwaltungskosten sind ein unvermeidlicher Bestandteil des Geschäftsbetriebs jeder Organisation, ob gewinnorientiert oder gemeinnützig. Sie umfassen Ausgaben für die Verarbeitung von Zahlungen, Gehälter der Mitarbeiter, Büromieten und Werbung zur Gewinnung weiterer Spenden. Während einige Kritiker diese Kosten als unnötige Verschwendung betrachten, ist ihre Existenz für den reibungslosen Betrieb einer NPO unerlässlich.

Allerdings variieren die Verwaltungskosten je nach Organisation erheblich. Einige NPOs geben nur einen geringen Anteil ihrer Mittel für administrative Zwecke aus, während andere bis zu 30 Prozent ihrer Einnahmen dafür aufwenden müssen. Diese Unterschiede lassen sich durch verschiedene Faktoren erklären, darunter die Grösse der Organisation, die Art der Spenden (viele Kleinspenden oder wenige Grossspenden) und der Grad der staatlichen Unterstützung.

Transparenz als Schlüssel zum Vertrauen

In einer Zeit, in der Spenden knapp sind und der Wettbewerb unter NPOs zunimmt, ist Transparenz entscheidend, um das Vertrauen der Öffentlichkeit zu gewinnen und zu erhalten. Viele NPOs legen daher detailliert offen, wie sie ihre Mittel verteilen und welcher Anteil für die Verwaltung aufgewendet wird.

Organisationen wie das Schweizerische Rote Kreuz, Caritas und Helvetas veröffentlichen diese Informationen regelmässig auf ihren Websites. Während einige NPOs wie das SOS-Kinderdorf rund ein Viertel ihrer Gesamtkosten für Verwaltung und Mittelbeschaffung aufwenden, liegen die Anteile bei anderen wie Caritas und Helvetas bei nur 10,9 bzw. 9,7 Prozent.

Kritik an der Verwendung von Verwaltungskosten als Leistungsindikator

Trotz der Bedeutung von Transparenz gibt es Bedenken hinsichtlich der Verwendung von Verwaltungskosten als Leistungsindikator für NPOs. Kritiker argumentieren, dass zwischen den Verwaltungskosten und der tatsächlichen Wirksamkeit einer Organisation keine direkte Korrelation besteht.

Einige Massnahmen erzielen unter Umständen keine oder sogar negative Auswirkungen, unabhängig davon, wie viel oder wie wenig eine NPO für die Verwaltung ausgibt. Darüber hinaus spielen Verwaltungskosten in der gewinnorientierten Welt bei Kaufentscheidungen keine Rolle. Niemand fragt, ob Apple oder Samsung höhere Verwaltungskosten hat, bevor er ein neues Smartphone kauft.

Empfehlungen für eine ausgewogene Bewertung

Anstatt sich auf Verwaltungskosten zu konzentrieren, empfehlen Experten, die tatsächliche Wirkung einer NPO im Verhältnis zu ihren Gesamtkosten zu bewerten. Einige Organisationen leisten pro eingesetztem Euro bis zu 100-mal mehr Hilfe als andere, nicht weil sie geringe Verwaltungskosten haben, sondern weil sie sich auf die wirksamsten Ansätze konzentrieren und diese effizient umsetzen.

Darüber hinaus sollten NPOs angemessene Gehälter für qualifizierte Mitarbeiter zahlen, um ihre Mission erfolgreich umsetzen zu können. Niedrige Gehälter und der Druck, die Verwaltungskosten zu minimieren, können dazu führen, dass Organisationen nicht nachhaltig aufgestellt sind und ihre Wirkung beeinträchtigt wird.

Zertifizierung und Standards für Transparenz

In der Schweiz vergibt die Zewo-Stiftung ein Gütesiegel an NPOs, die bestimmte Kriterien in Bezug auf Transparenz, interne Kontrolle, Reserven, Jahresrechnung und Finanzanlagen erfüllen. Diese Standards sollen sicherstellen, dass Spendengelder zweckbestimmt, effizient und wirkungsorientiert eingesetzt werden.

Organisationen, die das Zewo-Gütesiegel erhalten, müssen unter anderem eine revidierte Jahresrechnung nach Swiss GAAP FER 21 vorlegen und den Fundraising- sowie den administrativen Aufwand nach der Zewo-Methode berechnen und offenlegen.

Finanzielle Führung als Kernaufgabe

Die finanzielle Führung ist eine zentrale Aufgabe für das Management von NPOs. Sie umfasst die Sicherstellung der Liquidität, die Wirtschaftlichkeit, die Erhöhung der Sicherheit und die Verringerung von Risiken, die Bewahrung der Unabhängigkeit und die Unterstützung von Wachstumszielen.

NPOs müssen eine ausgewogene Finanzierungsstrategie entwickeln und umsetzen, die ihre individuellen Bedürfnisse und Zwecke berücksichtigt. Dabei spielen Faktoren wie die Anzahl der Finanzierungsquellen, die Planbarkeit der Mittelzuflüsse, die Höhe notwendiger Investitionen und die Risikolage eine entscheidende Rolle.

Finanzplanung und Budgetierung

Eine vorausschauende Finanzplanung ist für NPOs unerlässlich, um die notwendigen finanziellen Mittel für die Erfüllung ihres gemeinnützigen Zwecks sicherzustellen. Obwohl es in der Schweiz keine konkreten gesetzlichen Vorschriften zur Finanzplanung und zum Budgetprozess für NPOs gibt, sollten diese idealerweise ein Budget mit Plan-Bilanz, Plan-Erfolgsrechnung und Plan-Geldflussrechnung erstellen.

Der Budgetprozess muss an die Bedürfnisse der jeweiligen Organisation angepasst werden und die strategischen Vorgaben sowie Leistungsvereinbarungen berücksichtigen. Eine sorgfältige Investitionsplanung ist ebenfalls erforderlich, da Investitionsprojekte oft von besonderer Bedeutung für NPOs sind und sich über einen längeren Zeitraum erstrecken können.

Finanzmittelbeschaffung und Herkunftsartenportfolio

NPOs haben verschiedene Möglichkeiten zur Finanzmittelbeschaffung, darunter die Innenfinanzierung durch den Verkauf von Produkten und Leistungen, die Aussenfinanzierung durch Spenden, Beiträge, Subventionen oder Kredite sowie Erträge aus Kapitalanlagen.

Um Klumpen-Risiken zu erkennen und zu vermeiden, empfiehlt es sich für NPOs, ein Herkunftsartenportfolio zu erstellen. Auf diese Weise können sie analysieren, woher ihre Mittel stammen, ob die Gewichte der einzelnen Finanzierungsquellen sinnvoll sind und ob weitere Möglichkeiten zur Mittelbeschaffung bestehen.

Jahresabschluss und Berichterstattung nach Swiss GAAP FER

Die allermeisten NPOs in der Schweiz unterliegen der kaufmännischen Buchführungspflicht gemäss Obligationenrecht und müssen eine Jahresrechnung mit Bilanz, Erfolgsrechnung und Anhang erstellen. Viele NPOs erstellen zusätzlich einen Jahresabschluss nach Swiss GAAP FER, dem Rechnungslegungsstandard, der sich in der Schweiz etabliert hat.

Der Swiss GAAP FER 21 ist ein branchenspezifischer Standard für gemeinnützige NPOs, der deren Besonderheiten berücksichtigt, wie das fehlende Gewinnstreben und die notwendige Mittelbeschaffung. Er sieht unter anderem eine zusätzliche Rechnung zur Veränderung des Kapitals sowie einen aussagekräftigen Leistungsbericht vor.

Controlling, Kostenrechnung und Finanzkennzahlen

Das Controlling soll das Management von NPOs bei Steuerungsentscheidungen unterstützen und die Effektivität, Effizienz und Qualität sicherstellen. Dabei spielen Kostenrechnungen und Finanzkennzahlen eine wichtige Rolle.

Während klassische Finanzkennzahlen wie Liquidität, Cashflow und finanzielle Leistungskraft auch für NPOs relevant sind, werden im Jahrbuch der Hilfswerke der Schweiz zusätzliche Kennzahlen wie der Finanzierungsmix, der Administrations- und Fundraising-Aufwand, die Struktur der Aktiven und Passiven sowie die Reservequote analysiert.

Anlage des Finanzvermögens

Die Anlage des Finanzvermögens ist eine weitere zentrale Aufgabe des Finanzmanagements von NPOs. Viele NPOs erstellen dafür ein Anlagereglement, in dem Aspekte wie Risikofähigkeit, Liquiditätsbedürfnisse, Ertragsziele und der Organisationszweck berücksichtigt werden.

In der Schweiz können sich NPOs an den Anlagevorschriften für Vorsorgeeinrichtungen (BVV2) oder an den Vorgaben des Zewo-Standards Nr. 15 orientieren. Letzterer fordert unter anderem die Berücksichtigung von Umwelt- und Sozialaspekten sowie Kriterien der guten Unternehmensführung.

Emotionale Verbindung und Vertrauensaufbau

Abschliessend ist es wichtig zu betonen, dass Verwaltungskosten zwar ein Faktor sind, der bei der Bewertung von NPOs berücksichtigt werden sollte, aber bei weitem nicht der einzige oder entscheidende. Viel wichtiger ist es, eine emotionale Verbindung zu den Spendern aufzubauen und ihr Vertrauen durch Transparenz, Wirksamkeit und Integrität zu gewinnen.

NPOs, die ihre Mittel effizient und wirkungsorientiert einsetzen und offen über ihre Arbeit und Finanzen berichten, verdienen die Unterstützung der Öffentlichkeit. Denn letztendlich geht es darum, gemeinsam die dringendsten Probleme unserer Zeit anzugehen und eine bessere Welt für alle zu schaffen.